Personvernerklæring

1. Hvem vi er

ZAGR (Zamble Gruppen AS) er et norsk rådgivningsselskap som leverer tjenester innen KI-styring og etterlevelse (AI governance and compliance) til virksomheter. Vi er behandlingsansvarlig for personopplysningene som beskrives i denne personvernerklæringen.

Ved spørsmål om denne personvernerklæringen, eller for å utøve dine rettigheter, vennligst kontakt contact@zagr.no.

Vi er ikke pålagt å utnevne et personvernombud etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 37, ettersom vi ikke utfører storskala behandling, ikke behandler særlige kategorier av personopplysninger som kjerneaktivitet, og ikke er et offentlig organ.

2. Vår tilnærming: vi samler ikke inn dine opplysninger

ZAGR leverer styringsrådgivning, ikke databehandling. Våre oppdrag er strukturert slik at personopplysninger knyttet til klienter ikke overføres til ZAGR. Der vi har behov for å inspisere et system som inneholder personopplysninger, gjør vi dette i klientens eget miljø, og der eksempler er nødvendig, benytter vi pseudonymiserte eller syntetiske data.

Dette innebærer at vi opptrer som behandlingsansvarlig for vår egen begrensede behandling – beskrevet nedenfor – og ikke som databehandler på vegne av klienter. Dersom et oppdrag skulle kreve at vi behandler personopplysninger på en klients vegne, inngår vi en databehandleravtale før behandlingen påbegynnes.

3. Hva vi behandler, hvorfor, og på hvilket grunnlag

3.1 Nettsidebesøkende

Vår nettside driftes på Framer. Framer samler inn aggregert besøksstatistikk uten informasjonskapsler (sidevisninger og lignende) som ikke identifiserer enkeltbesøkende.

Vi bruker ingen informasjonskapsler (cookies) og lagrer ingenting på din enhet. Det finnes ingen analyseverktøy, ingen annonsepiksler og intet samtykkebanner, ettersom dette ikke er påkrevd.

Vår host (Framer) behandler tekniske serverdata som IP-adresser for å levere og sikre nettsiden. Disse serverloggene lagres kun så lenge det er nødvendig for sikkerhetsovervåking og teknisk diagnostikk, og slettes eller anonymiseres deretter.

Rettslig grunnlag: berettiget interesse, artikkel 6(1)(f) – drift og sikring av vår nettside.

3.2 Henvendelser via kontaktskjema

Vårt kontaktskjema samler inn ditt navn, e-postadresse, emne (valgt fra en rullegardinmeny – f.eks. KI-risikodiagnostikk) og melding, og sender dette til vår e-post. Vi bruker kun disse opplysningene til å besvare din henvendelse.

Rettslig grunnlag: berettiget interesse, artikkel 6(1)(f) – besvarelse av forretningsmessige henvendelser rettet til oss. Der henvendelsen leder mot et oppdrag, artikkel 6(1)(b) – tiltak i forkant av en kontraktinngåelse.

3.3 Booking av møter

Ved booking av et møte blir du sendt videre til Calendly, et separat nettsted drevet av Calendly LLC. Alle opplysninger du oppgir der er underlagt Calendlys egne personvernvilkår. Vi mottar ditt navn, e-postadresse, valgt møtetidspunkt og eventuell ytterligere informasjon du velger å dele for å forberede møtet.

Vi benytter ikke automatisert møteopptak eller transkripsjon. Dersom vi skulle innføre dette, vil vi informere deg før opptaket starter, og du vil ha anledning til å takke nei.

Rettslig grunnlag: artikkel 6(1)(f), og artikkel 6(1)(b) der en booking er et ledd i forberedelsen av et oppdrag.

3.4 Korrespondanse

Vi bruker Google Workspace til e-post. Korrespondanse oppbevares slik at vi kan opprettholde en nøyaktig logg over hva som er diskutert og avtalt.

Rettslig grunnlag: artikkel 6(1)(f) for generell forretningskorrespondanse; artikkel 6(1)(b) for korrespondanse med klienter under et aktivt oppdrag.

3.5 Forretningskontakter og pipeline-registre

Vi fører oversikt i Notion over virksomheter og enkeltpersoner som er relevante for vår forretningsutvikling. Disse registrene inneholder profesjonelle opplysninger: navn, stillingstittel, arbeidsgiver, yrkesmessige kontaktopplysninger, offentlig tilgjengelige profillenker samt egne notater om status på den kommersielle relasjonen.

Rettslig grunnlag: berettiget interesse, artikkel 6(1)(f) – identifisering og oppfølging av potensielle klientrelasjoner. Vi har gjennomført og dokumentert en interesseavveining for denne behandlingen.

3.6 Dersom vi kontaktet deg først

Dersom du ikke har kontaktet oss, kan vi ha innhentet dine profesjonelle opplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder – vanligvis din arbeidsgivers nettside, offentlige faglige nettverksprofiler eller en henvisning fra en felles kontakt.

Kategoriene av opplysninger dette gjelder er: navn, stillingstittel, arbeidsgiver og yrkesmessige kontaktopplysninger.

Rettslig grunnlag: berettiget interesse, artikkel 6(1)(f) – bedriftsrettet (B2B) oppsøkende virksomhet mot enkeltpersoner i deres faglige kapasitet, der våre tjenester er relevante for deres rolle i organisasjonen.

Du kan når som helst protestere mot dette, uten å oppgi grunn, ved å svare på en melding fra oss eller ved å skrive til contact@zagr.no. Vi vil da slette deg fra våre registre og ikke kontakte deg igjen.

3.7 Regnskap og fakturering

For klienter behandler vi kontakt- og fakturainformasjon som er nødvendig for å utstede fakturaer, ved bruk av Fiken (norsk regnskapssystem).

Rettslig grunnlag: rettslig forpliktelse, artikkel 6(1)(c) – bokføringsplikt i henhold til bokføringsloven.

3.8 KI-verktøy

Vi bruker KI-assistenter til research, analyse og utkast. Som et rådgivningsselskap innen KI-styring forplikter vi oss til å overholde de samme standardene i vår egen bruk som de vi rådgir om.

Personopplysninger som er overlatt til oss av klienter, blir aldri lagt inn i disse verktøyene.

Våre egne forretningsdata – herunder profesjonelle kontaktopplysninger og våre kommersielle analyser – kan bli behandlet ved hjelp av KI-assistenter. Vi minimerer mengden personopplysninger som inngår, bruker pseudonymisert eller aggregert informasjon der oppgaven tillater det, og legger ikke inn særlige kategorier av personopplysninger. Leverandørene av disse verktøyene er oppført i avsnitt 4.

Notion inkluderer KI-funksjonalitet som en del av produktet. Vi har deaktivert disse funksjonene i våre innstillinger og benytter dem ikke. Framers plattform kan inneholde KI-relaterte funksjoner som en del av sitt produkt; vi bruker ikke Framers KI-funksjoner på en måte som behandler personopplysninger.

Der vi benytter KI-modeller som kjører lokalt på vår egen maskinvare, overføres ingen personopplysninger til en tredjepartsleverandør.

Vi bruker også andre KI-assisterte verktøy for strukturering og innholdsproduksjon som ikke involverer personopplysninger.

Rettslig grunnlag: berettiget interesse, artikkel 6(1)(f).

3.9 Leveranse av klientloppdrag

Under diagnosesamtaler og annet klientarbeid kan vi gjennomføre intervjuer og observere systemer eller prosesser i klientens lokaler eller via video. Funn fra intervjuer protokolleres etter rolle (f.eks. "rekrutterer", "teknisk leder") i stedet for navn, med mindre en navngitt person er utpekt som ansvarlig eier i et leveransedokument som en tiltaksplan – i så fall vil navnet kun fremgå av dokumentet som leveres tilbake til klienten, og ikke lagres separat i våre egne registre.

Vi gjør ikke opptak av intervjuer eller sesjoner på stedet uten at deltakeren på forhånd er informert og har samtykket.

Dersom en klient deler dokumenter eller bevis som inneholder personopplysninger som ledd i et oppdrag, behandles dette under en databehandleravtale som inngås før behandlingen starter, som beskrevet i del 2.

Rettslig grunnlag: artikkel 6(1)(b), oppfyllelse av kontrakt med klienten.

3.10 Referanser og uttalelser

Dersom en klient samtykker til å fungere som referanse, gi en uttalelse eller bli navngitt i en casestudie, oppbevarer vi vedkommendes navn, rolle, organisasjon og den avtalte ordlyden så lenge tillatelsen gjelder. Dette holdes adskilt fra og forlenger ikke oppbevaringstiden for våre generelle oppdragsdata.

Rettslig grunnlag: samtykke, artikkel 6(1)(a). Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ved å kontakte contact@zagr.no, og vi vil da avvikle fremtidig bruk av referansen eller uttalelsen.

4. Hvem andre som har tilgang

Vi benytter følgende tjenesteleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne i henhold til databehandleravtaler: